Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgami rachunkowymi nazywamy system ewidencji księgowej, który jest prowadzony głównie w celu ochrony interesów wierzycieli przed ewentualnymi nadużyciami i oszustwami przedsiębiorców. Do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych są zobowiązane spółki z o.o., spółki komandytowe oraz spółki akcyjne. Jakie są najważniejsze zasady dotyczące takiej dokumentacji? Co mówią na ten temat przepisy?

Gdzie i w jaki sposób mogą być prowadzone księgi rachunkowe? 

Na początek warto wspomnieć pokrótce o kilku podstawowych zasadach dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, które można znaleźć w Dzienniku Ustaw. Mowa przede wszystkim o tym, że powinny być prowadzone w siedzibie jednostki w sposób, który został ustalony w zakładowym planie kont, a zapisy prowadzi się w języku polskim. Prowadzenie ksiąg rachunkowych to również obowiązek stosowania polskiej waluty na podstawie rzetelnych dowodów.

Istnieją przypadki, w których prace mogą przebiegać poza siedzibą przedsiębiorstwa. Jest to jednak możliwe tylko wówczas, gdy kierownik jednostki powierzy to zadanie osobie fizycznej lub prawnej świadczącej usługi w tym zakresie. Mowa tutaj o biurze rachunkowym czy o niezależnej księgowej.

Co jeszcze trzeba wiedzieć na temat prowadzenia ksiąg rachunkowych? 

O zasadach dotyczących poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych można by długo mówić. Najlepiej zlecić to zadanie specjalistom, ponieważ dzięki temu firma nie tylko zyskuje więcej czasu, ale również może mieć pewność, że wszelkie formalności są załatwiane terminowo i poprawnie. O to, co jeszcze trzeba wiedzieć na temat omawianej dokumentacji, zapytaliśmy pracownika z firmy zajmującej się księgowością w Gdańsku, który wytłumaczył:

- Szczegółowe informacje dotyczące ksiąg rachunkowych można znaleźć w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami zapisy muszą być dokonywane rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym przez nierzetelność trzeba rozumieć prowadzenie niezgodnie z rzeczywistością. W dokumentacji muszą być zawarte kompletne i poprawne dowody księgowe, które zostały zakwalifikowane do zaksięgowania w konkretnym miesiącu. Poza tym przedsiębiorca lub firma, która działa w jego imieniu, ma obowiązek ciągłości zapisów i bezbłędności działania stosowanych wówczas procedur obliczeniowych.