Zalety OCR-owania faktur

Bycie nowoczesną firmą jest możliwe tylko wtedy, kiedy nadąża się za zmieniającymi się trendami w procesach i systemach biznesowych. Jednym z narzędzi, które jest szczególnie przydatne w wielu firmach, jest OCR faktur (Opitcal Character Recognition). Jest to system, który ma służyć optycznemu rozpoznawaniu znaków. Jakie są jego dokładne zalety? Jak go używać? Dlaczego warto zainwestować w OCR faktur?

W jaki sposób korzystać z OCR faktur?

Nie bez powodu planujemy wyjaśnić, na co zwracać uwagę podczas korzystania z systemu OCR faktur. Odpowiednie używanie tego inteligentnego narzędzia umożliwia czerpanie licznych profitów. Jeżeli OCR faktur nie jest stosowany zgodnie z zaleceniami, to trudno mówić o kompletnym zestawie jego zalet. Popełniane w tym zakresie błędy blokują dostęp do realnego potencjału opisywanego systemu.

Na skuteczność OCR faktur ma wpływ wiele rozmaitych czynników. Osoby wykorzystujące to narzędzie powinny o tym pamiętać, by móc w maksymalnym stopniu usprawnić swoją pracę. Istotna w tym kontekście jest przede wszystkim jakość papieru, skanu. Poza tym ważna jest ostrość i kolor skanowanego tekstu. Nie należy też zapominać o dużym znaczeniu sposobu wydruku. O skuteczności OCR faktur przesądza też poziom kompleksowości algorytmów wyszukujących, z czego doskonale zdają sobie sprawę firmy specjalizujące się w usprawnianiu procesów biznesowych, takie jak przedsiębiorstwo Novacura.

Nie bez znaczenia jest również odpowiednie przygotowanie dokumentów do skanowania. Faktury nie powinny mieć żadnych zagięć, zabrudzeń i zanieczyszczeń. Niestety istnieje ryzyko, że jedna z wad tego typu spowoduje nieprawidłowe rozszyfrowanie danego znaku: poszczególne litery, cyfry lub słowa zostaną uznane przez system za zagięcie papieru. Szczególnie istotne jest też właściwe skonfigurowanie ustawień skanera, a dokładnie rozdzielczości i formatu skanowania, a także ustawień kolorów.

Dlaczego warto korzystać z OCR faktur?

Korzystanie z narzędzia OCR faktur wiąże się dla przedsiębiorcy z licznymi profitami. Dzięki temu systemowi możliwa jest szybka digitalizacja wybranych materiałów. Optymalizacja procesów biznesowych dokonywana za pomocą OCR faktur polega między innymi na wprowadzaniu do systemu faktur z plików jak pg, pdf, png lub oraz w wersji papierowej. Przekłada się to na istotną redukcję czasu. Co istotne, podczas ręcznego przepisywania danych nie trudno o popełnienie błędów. Dzięki korzystaniu z OCR faktur likwidowane jest to ryzyko.