Ręcznie czy automatycznie - jak spisywać dane z faktur?

W dzisiejszych czasach technologie cyfrowe rozwijają się w tempie nieosiągalnym jeszcze kilkanaście lat temu. Nikogo więc już nie dziwi, że przedsiębiorstwa wszelkich branż i rodzajów w coraz większym stopniu wykorzystują moc obliczeniową komputerów do prowadzenia swej działalności. Cyfryzacja nie ominęła księgowości. Jednak nawet mimo dostępności programów księgowych, wciąż wiele dokumentów – w tym faktur – wystawianych jest na papierze.

Czy automatyzacja spisywania danych jest możliwa?

Odpowiedź na to pytanie brzmi: tak, jest to możliwe. Wymaga jednak zastosowania odpowiedniego oprogramowania. Mowa tutaj o program typu OCR, takich jak ReadIT OCR Smart, który jest aplikacją stworzoną specjalnie do zaciągania danych z różnego rodzaju dokumentów fiskalnych. OCR to programy analizujące skład obrazu, jakim jest na przykład zdjęcie lub skan papierowego dokumentu. Sprawdzając właściwości pikseli składających się na obraz, program lokalizuje poszczególne znaki (litery, cyfry), a następnie porównuje je ze swoją bazą danych i na tej podstawie identyfikuje. Dzięki temu komputer jest w stanie zobaczyć i odczytać tekst zawarty w obrazie. Pozyskane w ten sposób dane są następnie weryfikowane i zapisywane w odpowiednim formacie pliku lub eksportowane do systemu księgowego.

Jak przepisywać dane?

Ręczne przepisanie danych z faktury do systemu księgowego nie wydaje się pracą ani specjalnie trudną, ani żmudną. Problem w tym, że w przypadku wielu firm obrót dokumentami jest dość spory. Zakładając, że przepisanie jednej faktury zajmuje około 5 minut, przepisanie 10 zajmuje już prawie godzinę. A jeśli w ciągu tygodnia pracy do firmy trafia 100 faktur, spisanie ich wszystkich zajmie w takim układzie ponad 8 godzin. A to już oznacza poważną finansową stratę – w czasie, w którym pracownik spisuje faktury, nie jest w stanie zająć się bardziej kreatywnymi i przynoszącymi zysk zadaniami. Zastąpienie ręcznego spisywania programami takimi jak wspomniany ReadIT OCR jest rozwiązaniem dużo bardziej opłacalnym i bezpiecznym. Program wymaga minimalnej obsługi, jest prosty i intuicyjny, a całą pracę – od rozpoznania tekstu do jego weryfikacji – wykonuje w pełni automatycznie. Skuteczna weryfikacja danych jest gwarancją pełnej zgodności z oryginalnym dokumentem, dlatego nie ma ryzyka błędów, które mogłyby nieść za sobą prawne konsekwencje.

Podsumowując: nawet mimo faktu, że korzystanie z programów OCR jest płatne, to wciąż rozwiązanie to jest bardziej opłacalne, niż spisywanie danych ręcznie.