Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg handlowych w firmach

Księgi handlowe, znane również jako księgi rachunkowe lub pełna księgowość, to najczęściej wybierana forma ewidencjonowania operacji gospodarczych firmy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku muszą one zawierać określone elementy oraz być prowadzona według ujętych w ustawie zasad. Jak zatem poprawnie prowadzić pełną księgowość w firmie?

Księgi rachunkowe – technika prowadzenia oraz istotne elementy

Księgi rachunkowe to jeden z bardziej złożonych rodzajów ewidencji. Do ich prowadzenia zobowiązane są spółki kapitałowe, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki i osoby fizyczne, których roczny dochód przekroczy równowartość 2 000 000 euro. Wszystkie zapisy, które znajdą się w księdze handlowej, muszą mieć potwierdzenie w dokumentacji w postaci dowodów księgowych. Ponadto księgi należy przechowywać w ustalonej kolejności i trwale oznaczyć nazwą jednostki, nazwą rodzaju księgi handlowej oraz programu przetwarzania. Zaznaczony powinien być także okres sprawozdawczy, rok obrotowy i data sporządzenia.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku każda z ksiąg powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Pierwszy z nich to dziennik, będący chronologicznym ujęciem wszystkich operacji gospodarczych z danego okresu sprawozdawczego. Drugim jest księga główna, czyli zbiór wszystkich kont syntetycznych, zgodny z zasadą podwójnego zapisu. Trzecim są księgi pomocnicze, które są uszczegółowieniem księgi głównej w ujęciu systematycznym. Czwarty element to zestawienie obrotów i sald, znane również jako bilans próbny. Ostatni element to inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów. Księgi należy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej.

Księgi rachunkowe – zasady prowadzenia wynikające z ustawy  

Ustawa o rachunkowości jasno określa zasady, na jakich muszą być prowadzone księgi handlowe w Katowicach. W myśl art. 24 ustawy, księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie oraz bieżąco. Rzetelność oznacza, że księgi muszą przedstawiać stan rzeczywisty – żadna z operacji gospodarczych nie może być zatajona bądź przeinaczona. Bezbłędność informuje o tym, że wszystkie dokumenty odpowiadające danemu okresowi sprawozdawczemu należy wprowadzać w sposób bezbłędny oraz kompletny w rozumieniu prawa bilansowego.

Sprawdzalność ksiąg polega na możliwości stwierdzenia poprawności wszystkich zapisów, które się w nich znajdują. Dotyczy ona również identyfikacji dowodów, stanów sald oraz samych procedur obliczeniowych stosowanych na każdym etapie przetwarzania danych. Wprowadzanie zapisów na bieżąco oznacza, że nie należy dopuszczać do powstania zaległości, a wszystkie informacje trzeba sporządzać w wyznaczonym terminie. Ewentualne błędy, które pojawią się w zapisach, można poprawić poprzez zastąpienie ich treści prawidłową treścią, z zastrzeżeniem, aby błędny zapis nadal był czytelny.

Odpowiedzialność wynikająca z prowadzenia ksiąg rachunkowych

Powyższe zasady, określone w ustawie, obowiązują każdego, kto prowadzi ewidencję w formie pełnej księgowości. Za niedostosowanie się do nich lub wszelkie błędy w prowadzeniu ksiąg handlowych grozi odpowiedzialność karno-skarbowa. Z tego powodu przedsiębiorcy decydują się na powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych zewnętrznemu biuru rachunkowemu, takiemu jak np. Biuro Rachunkowo-Księgowe PLUS w Katowicach. Dzięki temu można mieć gwarancję, że księgi te prowadzone będą merytorycznie i bez jakichkolwiek pomyłek.