Jak wdrażać zmiany w organizacjach? Procedury i instrukcje

O konieczności wprowadzenia zmian w organizacji świadczą zarówno sygnały powstające w jej obrębie, jak i przesłanki z zewnątrz. Co ważne, sygnały ostrzegawcze są nie tylko widoczne, ale również mają wpływ na pracę całej firmy – dlatego zmian w organizacji nie należy się bać. Nawet jeśli rozwiązaniem są procedury i instrukcje, które zazwyczaj są ostatnią rzeczą, na jaką mają ochotę pracownicy.

Szczegółowy plan wdrożenia zmiany w organizacji

W ramach typowego projektu eksperci z Nova Praxis realizują plan wdrożenia zmian w organizacji w czterech krokach. Pierwszym jest analiza obecnej sytuacji, co pozwala na zdiagnozowanie obszarów, które wymagają usprawnień. Na tym etapie określa się także problemy, bariery oraz obszary, które napotkają największy opór przed zmianami wśród podwładnych. Dlatego rozmowy są przeprowadzane nie tylko z managerami, ale również wybranymi pracownikami.

W drugim kroku specjaliści dokonują analizy procesów – jest to etap, na którym powstaje lista obszarów zmian wraz z miejscami, w których mogą pojawić się wewnętrzne lub zewnętrzne problemy. Uzupełnia ją analiza wartościowania wybranych produktów, dzięki czemu możliwe jest określenie, które z produktów mają największą wartość dodaną dla innowacji. Identyfikacja obszarów do usprawnień, jako krok trzeci, pozwala natomiast na stworzenie planu wdrożenia zmian wraz z harmonogramem. Ostatnim etapem jest projektowanie stanowisk i opracowanie dokumentacji.

Korzyści płynące z wdrożenia procedur i instrukcji

A dlaczego stworzenie procedur i instrukcji jest tak ważne dla wdrożenia zmian w organizacji? Przede wszystkim z tego względu, że standaryzują one pracę, są kluczowe przy wyznaczaniu nowych obowiązków w ramach stanowisk i działów, a dodatkowo pozwalają na optymalne wykorzystanie wiedzy i kompetencji oraz zabezpieczenie najważniejszych dla procesów biznesowych zadań. Jednocześnie pozwalają na wykluczenie wewnętrznych problemów, wpływających na sprawne funkcjonowanie firmy.

Jednak co istotne, procedury i instrukcje są tworzone w taki sposób, aby były maksymalnie przyjazne i proste. Dzięki temu zostają zaakceptowane przez pracowników i stają się narzędziem pracy. Korzyści, które z tego płyną, są znaczne: wprowadzony zostaje ład organizacyjny, wzrasta odpowiedzialność za wykonywane zadania, ograniczone zostają koszty szkoleń, zwiększa się zadowolenie pracowników oraz poprawia ich efektywność. Dlatego nie należy mieć oporów przed zmianą – warto jedynie pamiętać o tym, aby zachować równowagę w całym procesie zmiany.