Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy od 2019

Rozliczanie czasu pracy pracowników stanowi podstawę do naliczania wynagrodzeń oraz innych należnych świadczeń. Do 31 grudnia 2018 roku obowiązek ten był regulowany rozporządzeniem z 1996 roku. Od dwóch lat obowiązują inne zasady, które wprowadzają kolejne dokumenty związane ze stosunkiem pracy i ewidencjonowaniem jej czasu. Co powinna zawierać dokumentacja prowadzona na nowych zasadach?

Ewidencja czasu pracy – podstawy prawne

Zatrudnienie pracownika, czyli nawiązanie z nim stosunku pracy, nakłada na pracodawcę określone obowiązki. Wynikają one z praw pracownika określonych przepisami takimi jak np. Kodeks pracy. Ten i inne dokumenty chronią podwładnego przed wykorzystywaniem np. przez przydział zbyt dużej liczby godzin czy ograniczanie dostępu do pomocy socjalnej i medycznej. Każdy pracownik ma również prawo do wynagrodzenia za przepracowane godziny oraz do urlopu. Aby było możliwe ich rozliczenie zgodnie z prawem, niezbędne jest staranne ewidencjonowanie czasu pracy.

Przez kilkadziesiąt lat kwestie związane z zatrudnianiem pracowników i obowiązkowym prowadzeniem dokumentacji regulowało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Dokument ten został zastąpiony nowym rozporządzeniem, wydanym pod koniec 2018 roku, a obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku. W nowym rozporządzeniu zostały wprowadzone kolejne obowiązki dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Rozszerzono je między innymi o konieczność zapisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy lub dyżurów.

Co powinna zawierać dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy?

Dokumentacja pracownicza w nowym ujęciu dzieli się na cztery części. Są to:

• ewidencja czasu pracy,
• wnioski pracownika,
• dokumenty dodatkowe,
• zgody.

Informacje dotyczące czasu pracy są gromadzone w pierwszej części. Pozostałe obejmują między innymi wnioski o zwolnienia, zastosowanie nietypowego systemu pracy, skróconego tygodnia czy systemu zadaniowego. Jeśli pracownik wychowuje dziecko w wieku do 4 lat, musi też wyrazić zgodę na pracę w godzinach nocnych, w czasie ponadwymiarowym czy na oddelegowanie do innego miejsca pracy. Ta ostatnia zasada dotyczy również kobiet w ciąży – wyjaśnia specjalista firmy Mawex.

Właściwa ewidencja czasu pracy zgodnie z nowym rozporządzeniem powinna zawierać następujące informacje:

• liczba przepracowanych godzin na zmianie dziennej, nocnej i nadliczbowych,
• liczba godzin dyżurów,
• godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy lub dyżuru,
• miejsce pełnienia dyżuru,
• liczba wykorzystanych dni wolnych, włącznie z informacją o tym, z jakiego tytułu zostały udzielone,
• zwolnienia od pracy ze wskazaniem i wymiaru oraz rodzaju
• liczba dni usprawiedliwionych nieobecności.

Rozporządzenie z 2019 roku wprowadza też obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracownika młodocianego. Niezbędne jest między innymi rejestrowanie liczby godzin przepracowanych przy pracach wzbronionych, jeśli ich wykonywanie jest niezbędne do przygotowania zawodowego.